ひなん支援の調査等に係るデータ入力等委託業務

ひなん支援の調査等に係るデータ入力等委託業務 入 札 公 告令和８年４月１７日次のとおり一般競争入札に付します。 広島市長 松 井 一 實１ 一般競争入札に付する事項⑴ 業務名ひなん支援の調査等に係るデータ入力等委託業務⑵ 履行の内容等ひなん支援の調査及び電話通知機能登録希望調査に関する一連の業務を委託するもの詳細は、仕様書による。 ⑶ 履行期間契約締結の日から令和９年３月３１日まで⑷ 予定価格２５，５４８，４００円(消費税及び地方消費税相当額を除く。)⑸ 履行場所ア 広島市の指定する場所イ 受注者の負担で日本国内に用意した場所⑹ 入札方式本件業務は、開札後に入札参加資格の有無を確認する入札後資格確認型一般競争入札で入札執行する。 ⑺ 入札方法ア 入札金額は、総価を記載すること。 イ 落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。 ウ 入札参加者は、入札書に記載する金額の算定根拠となった入札金額内訳書を作成し、入札書と同時に提出すること。 入札金額内訳書の提出がない場合は、その者のした入札を無効とする。 ⑻ 入札区分本件業務は、広島市電子入札システム(以下「電子入札システム」という。)を利用して行う電子入札対象案件である。 本件業務の入札は、紙による入札を認めない電子入札システム利用限定の案件である。 電子入札システムに関する手続については、広島市電子入札システム等利用規約及び広島市電子入札運用基準に従うものとし、これらに反する入札は無効とする。 ２ 入札参加資格次に掲げる入札参加資格を全て満たしていること。 ⑴ 地方自治法施行令第１６７条の４及び広島市契約規則(以下「規則」という。)第２条の規定に該当しない者であること。 ⑵ 広島市競争入札参加資格の「令和８・９・１０年」の「物品の売買、借入れ、修繕及び製造の請負並びに役務(建設コンサルティングサービスに係る役務を除く。)の提供」の契約の種類「役務の提供の施設維持管理業務を除く役務」の登録種目「３０－１５ その他」に登録されている者であること。 ⑶ 広島市内に本店又は支店若しくは営業所を有する者であること。 ⑷ 入札公告の日から開札日までの間のいずれの日においても、営業停止処分又は本市の指名停止措置若しくは競争入札参加資格の取消しを受けていないこと。 ⑸ 入札者名義のＩＣカードを取得し、電子入札システムの利用者登録を完了している者であること。 ⑹ プライバシーマークの使用許諾事業者の認定を受けている者、又はＩＳＭＳの認証取得を取得している者であること。 ⑺ 過去５年間に国又は地方公共団体において、本件業務と同種・同様の業務で規模をほぼ同じくする契約の履行実績があること。 ３ 一般競争入札参加資格確認申請書の交付方法広島市のホームページ(https://www.city.hiroshima.lg.jp/)のトップページの「事業者向け情報」→「入札・契約情報」→「電子入札」→「調達情報公開システム」の「一般公開用」→「入札・見積り情報」(詳細)からダウンロードできる。 ４ 契約条項を示す場所等⑴ 契約条項を示す場所本市のホームページ(前記３に記載のとおり。以下同じ。)からダウンロードできる。 ⑵ 入札説明書、仕様書等の交付方法本市のホームページからダウンロードできる。 ⑶ 契約担当課(契約条項、入札説明書、仕様書等に関する問合せ先)〒７３０－８５８６広島市中区国泰寺町一丁目６番３４号広島市危機管理室危機管理課 (広島市役所本庁舎１３階)電話 ０８２－５０４－２６５３(直通)⑷ 入札書の提出方法電子入札システムを利用して、令和８年５月７日(木)の午前８時３０分から午後５時まで及び５月８日(金)の午前８時３０分から午後３時までに送信(入札書の提出をいう。以下同じ。)すること。 ただし、やむを得ない理由で、電子入札システムで送信できない場合は、所定の届出の後、入札書を添付書類とともに令和８年５月８日(金)の午後３時までに入札執行課に持参すること。 ⑸ 入札執行課前記⑶に同じ。 ⑹ 入札回数入札回数は、１回限りとする。 ⑺ 開札の日時及び場所ア 日時 令和８年５月１１日(月)午前１０時００分イ 場所 広島市中区国泰寺町一丁目６番３４号広島市役所本庁舎 １３階危機管理課内会議室⑻ 開札ア 入札参加者のうち開札の立会いを希望する者は、立ち会うことができる。 (立ち会うことができる者は、１者につき１名とする。)イ 開札の結果、予定価格の制限の範囲内で最低の価格をもって有効な入札書を送信した者があるときは、落札者の決定を保留した上で、当該者を落札候補者とする。 ウ 落札候補者となるべき同価の入札をした者が２者以上あるときは、開札日の「翌日(休日でない日)」にくじ引きにより落札候補者を決定する。 ただし、同価の入札をした者の全てが立ち会っている場合には、開札後直ちに、くじ引きにより落札候補者を決定する。 この場合において、くじを引かない者がある場合には、当該入札事務に関係のない職員がその者に代わってくじを引く。 ５ 一般競争入札参加資格確認申請書等の提出落札候補者となった者は、一般競争入札参加資格確認申請書及び入札参加資格の確認に必要な書類(以下「資格確認申請書等」という。)を持参等により提出しなければならない。 ⑴ 提出場所前記４⑶に同じ。 ⑵ 提出部数提出部数は、１部とする。 なお、提出した資格確認申請書等は、返却しない。 ⑶ 提出期限令和８年５月１１日(月)の午後５時まで。 ただし、前記４⑻ウ本文によりくじ引きを行う場合などは、別途提出期限を指定する。 なお、提出期限までに提出できない場合は、その者のした入札を無効とする。 ⑷ その他入札参加者は、資格確認申請書等を前記⑶の提出期限までに提出できるよう準備しておくこと。 ６ 一般競争入札参加資格の確認一般競争入札参加資格の有無については、特別の定めがある場合を除き、開札日時を基準として、前記５により提出された資格確認申請書等に基づき、確認する。 ただし、落札候補者が、開札日時以後、落札者の決定までの間に前記２⑵の広島市競争入札参加資格の取消し若しくは指名停止措置を受け、又はその他一般競争入札参加資格を満たさなくなったときは、その者のした入札を無効とする。 ７ 落札者の決定⑴ 前記６により一般競争入札参加資格を有すると確認された落札候補者を落札者として決定する。 ⑵ 落札者を決定したときは、その結果を入札参加者全員に通知する。 ８ その他⑴ 入札保証金免除⑵ 入札の無効次に掲げる入札は、無効とする。 ア 本件公告に示した入札に参加する者に必要な資格のない者がした入札イ 資格確認申請書等に虚偽の記載をした者がした入札ウ 前記１⑷の予定価格を上回る入札エ その他規則第８条各号のいずれかに該当する入札⑶ 契約保証金要。 ただし、規則第３１条第１号又は第３号に該当する場合は、免除する。 詳細は、入札説明書による。 ⑷ 契約書の作成の要否要⑸ 入札の中止等本件入札に関して、天災地変があった場合、電子入札システムの障害発生等により電子入札の執行が困難な場合、入札参加者の談合や不穏な行動の情報があった場合など、入札を公正に執行することができないと判断されるときは、入札の執行を延期又は中止することがある。 また、開札後においても、発注者の入札手続の誤りなどにより入札の公正性が損なわれると認められたときは入札を中止することがある。 ⑹ 契約の締結本契約については、落札者を決定した日から５日以内の日(最終日が広島市の休日を定める条例第１条第１項各号に掲げる日に当たるときは、その日後において、その日に最も近い同項各号に掲げる日でない日まで)に、落札者が本市から交付された契約書に記名･押印して、取り交わすものとする。 ⑺ その他詳細は、入札説明書による。 1仕 様 書１ 業務名ひなん支援の調査等に係るデータ入力等委託業務２ 業務目的本業務は、ひなん支援の調査及び防災情報電話通知サービス登録希望調査に関する一連の業務を委託するものである。 ３ 業務内容受注者は、次の⑴～⑹の各業務を、本仕様書に基づき実施すること。 ⑴ 物品の作成・印刷ア 受注者は、次の物品を作成・印刷すること。 なお、次表の予定数量は変動することがあるため、印刷開始時期については発注者と十分に調整を図ること。 区 分 名称 予定数量ひなん支援の調査① 通知書印刷【別紙１】 ３０，６００枚② 調査票印刷【別紙２】 ３０，６００枚③ 調査票記入例印刷【別紙３】 ３０，６００枚④ 福祉避難所等のお知らせ印刷【別紙４】 ３０，６００枚⑤ 災害への備えについて【別紙５】 ３０，６００枚⑥ 返信用封筒印刷【別紙６】 ３０，６００枚⑦ 窓付封筒印刷【別紙７】 ３０，６００枚⑧ 回答促進ハガキ印刷【別紙８】 １３，０００枚調査票の返送⑨ 調査票の複製印刷【別紙９】 １６，０００枚⑩ 返送用添書印刷【別紙１０】 １６，０００枚⑪ 返送用窓付封筒印刷【別紙１１】 １６，０００枚防災情報電話通知サービス登録希望調査⑫ 利用終了ハガキ印刷【別紙１２】 ７００枚⑬ 調査結果印刷【別紙１３】 １，８００枚⑭ 窓付封筒印刷【別紙１４】 １，８００枚調査票の区等への納品 ⑮ 同意者分の調査票印刷【別紙１５】 ６９，０００枚2イ 内容等の説明をするので、校正作成前に必ず発注者と協議すること。 ウ 発注者が作成した上記アのサンプル(以下「サンプル」という。)をもとに、誰にも読みやすい文字の大きさ・配置になるよう受注者において修正すること。 また、フォントスタイルは、ユニバーサルデザインに基づくフォントを使用すること。 エ 発注者が作成したサンプルは変更することがある。 オ 用紙の紙質は、すきむらがなく、均等に形成されたものであり、かつ、折れ・しわ・裂け目・切れ目・破れ・ねじれ等がないこと。 カ 成果品は、色むらがなく、鮮明であること。 キ 事前にテスト品としてそれぞれ１０枚以上を発注者に納入し、発注者の確認を受けた後、本印刷を行うこと。 テスト品の納品時期は別途協議により定める。 ク 受注者が作成した印刷物の著作権は発注者に帰属するものとし、原稿の電子データも発注者に送付すること。 なお、原稿の電子データは発注者の指示する形式で作成すること。 ケ 受注者は、調査開始以降に発注者から「新規調査対象者リスト」の提供があった場合は、速やかに当該対象者の調査票を作成し、ＰＤＦデータを納品すること。 コ 業務終了後に印刷物の残余がある場合は、速やかに発注者に返却すること。 ⑵ 調査票等の発送に関する業務ア 受注者は、前記⑴アの作成物のうち、②の内容に応じて①や③を選別し、①～⑥を⑦に封入封かんを行うこと。 イ 前記⑴で事前にテスト印刷した物品等を使用し、それぞれ１０セット以上をテスト封入し、発注者に納入すること。 ウ 郵便区内特別割引が受けられる発送対象者については、通知書や封筒等に「郵便区内特別」の表示を行い適切に割引が受けられるようにすること。 エ 配送は、発注者と事前調整の上、発注者が指示する物品を、郵便局へ直接持ち込むものとする。 ただし、発注者から提供する「引き抜きリスト」に掲載されている者については、物品を郵便局には持ち込まず、発注者へ納入すること。 受注者は、発注者から「引き抜きリスト」が提供されない場合は、その旨を申し出て、対象となる物品を、封かんせず、別途指定した区分ごとに分け、確実に発注者へ納品すること。 オ 封書の重量は５０グラム以内とする。 カ 受注者は、前記⑴アの作成物のうち、②を発注者の指定する個別ファイル名で対象者毎のＰＤＦデータを納品すること。 キ 調査対象者から、紛失等の理由により再送の求めがあった場合は、「再送リスト」を作成の上、発注者へ報告するとともに調査対象者へ再送対応を行うこと。 なお、調査対象者の住所が変更していた場合は、発注者が提供する「調査対象者リスト(住所異動者)」に基づき、速やかに調査票を作成したうえで再送対応を行うこと。 再送する物品にあっては、広島市健康福祉企画課へ納品するものとする。 ただし、発注者から提供する「引き抜きリスト」に掲載のある者からの再送希望については、再送希望があった旨を発注者へ報告し、再送の要否について、発注者の指示を仰ぐこと。 ク ルビ付きの書類での再送の求めがあった場合は、「再送リスト(ルビ付き)」を作成の上、調査対象者へ再送対応を行うこと。 3ケ 回答期限までに回答がなかった対象者に回答促進ハガキを送付する【別紙８】。 なお、発送時期等については、事前に発注者と協議を行うこと。 ⑶ 調査票の返送に関する業務ア 受注者は、発注者が提供する「返送者リスト」をもとに、前記⑴アの作成物のうち、⑨～⑩をマッチングして⑪に封入封緘を行うこと。 なお、予定数量は回収率により大幅に変動することがある。 イ 郵便区内特別割引が受けられる発送対象者については、通知書や封筒等に「郵便区内特別」の表示を行い適切に割引が受けられるようにすること。 ウ 返送は、発注者と事前調整の上、発注者の指示に基づき、郵便局等へ直接持ち込むものとする。 ただし、発注者から提供する「引き抜きリスト」に掲載されている者については、物品を郵便局には持ち込まず、発注者へ納入すること。 受注者は、発注者から「引き抜きリスト」が提供されない場合は、その旨を申し出て、対象となる物品を確実に発注者へ納品すること。 エ 封書の重量は５０グラム以内とする。 オ 受注者は、調査票の複製等を調査対象者に返送するときに、郵便局等への持ち込み日及び持ち込み先を記載した「返送管理簿」を作成すること。 「返送管理簿」の様式は任意とする。 カ 受注者は、前記⑴アの作成物のうち、⑩を発注者の指定する個別ファイル名で対象者毎のＰＤＦデータを納品すること。 ⑷ 防災情報電話通知サービス利用終了ハガキ等の発送に関する業務ア 防災情報電話通知サービスを終了する対象者に利用終了ハガキを送付する【別紙１２】。 なお、発送時期等については、事前に発注者と協議を行うこと。 イ 受注者は、発注者が提供する「調査結果リスト」をもとに、前記⑴アの作成物のうち、⑬を⑭に封入封緘を行うこと。 なお、予定数量は回収率により変動することがある。 ウ 郵便区内特別割引が受けられる発送対象者については、通知書や封筒等に「郵便区内特別」の表示を行い適切に割引が受けられるようにすること。 エ 配送は、発注者と事前調整の上、発注者の指示に基づき、郵便局等へ直接持ち込むものとする。 ただし、発注者から提供する「引き抜きリスト」に掲載されている者については、物品を郵便局には持ち込まず、発注者へ納入すること。 受注者は、発注者から「引き抜きリスト」が提供されない場合は、その旨を申し出て、対象となる物品を確実に発注者へ納品すること。 オ 封書の重量は５０グラム以内とする。 カ 発送先の住所は、発注者が提供する「調査結果リスト」に記載された住所とする。 ⑸ 調査票の区への納品に関する業務ひなん支援の調査に係る同意者分の調査票(過年度の調査票を含む。)を印刷する【別紙１５】。 なお、予定数量は回収率により大幅に変動することがある。 ⑹ 事務センターの設置及び管理・運営業務ア 受注者は、発注者の合意を得た場所に事務センターを設置し、発注者に返送された調査票及び宛先不明等で返送された封書を発注者から受領し、調査結果等のデータを作成すること【別紙１６・１７】。 イ 業務の詳細な説明を行うため、業務実施前に必ず発注者と協議すること。 4ウ 受注者は、従事者を発注者との間の運搬・授受にあたらせる場合に、身分証明書を携帯させ、授受の際に発注者の担当者にそれを提示させること。 エ 万が一、受注者が作成したデータに誤りがあった場合は、受注者の負担で速やかにこれを修正すること。 オ 受注者は、発注者が指示した場合においては、仕様書に示す調査票及び入力データ作成要領のデータ形式の変更等に対応するものとし、これにかかる費用は受注者の負担とする。 カ 受注者は、調査票(正本)の受領時に受領枚数、受領日、受領者を記載した「預り書」を、また、返却時(納品時)に返却枚数、返却日、返却者を記載した「返却確認書」を作成し発注者に提出すること。 「預り書」及び「返却確認書」の様式は任意とする。 キ 受注者は、入力フォームの改善やＷＥＢ申請など、業務負担軽減に係る提案を発注者に行うことができる。 ⑺ コールセンター設置及び管理・運営業務防災情報電話通知サービス登録希望調査及びひなん支援の調査に係る電話での問合せへの対応及び調査票未返送者への架電での勧奨等を行うコールセンターを設置する【別紙１８】。 ４ 契約期間及び履行期間⑴ 契約期間契約締結日から令和９年３月３１日(水)までとする。 ⑵ 履行期間ア 調査票等の発送に関する業務(関連印刷物の作成を含む)(ｱ) ひなん支援の調査(通常発送分)契約締結日から令和８年８月７日(金)まで(ｲ) ひなん支援の調査(再送分・新規分)令和８年８月３日(月)から令和９年３月３１日(水)まで(ｳ) 回答促進ハガキ令和８年１０月１日(木)から令和８年１１月３０日(月)イ 調査票の返送に関する業務(関連印刷物の作成を含む)契約締結日から令和９年３月３１日(水)までウ 防災情報電話通知サービス利用終了ハガキ等の発送に関する業務(ｱ) 防災情報電話通知サービス利用終了ハガキ令和８年８月３日(月)から令和９年３月３１日(水)まで(ｲ) 防災情報電話通知サービス調査結果通知書令和８年８月３日(月)から令和９年３月３１日(水)までエ 調査票の区への納品に関する業務契約締結日から令和９年３月３１日(水)までオ 事務センターの設置及び管理・運営業務契約締結日から令和９年３月１９日(金)までカ コールセンターの設置及び管理・運営業務令和８年８月３日(月)から令和９年３月１９日(金)まで5※ データ納品の状況等により上記履行期間は変動する場合がある。 ５ 履行場所⑴ 広島市の指定する場所⑵ 受注者の負担で日本国内に用意した場所６ 遵守事項⑴ 本業務の履行に当たっては、関係法令を遵守し誠実かつ適切に行うこと。 ⑵ 本業務の規模及び作業期間等を考慮し、適正かつ効率的に行える体制、要員確保等を行うこと。 ⑶ 本業務に従事する者(以下「従事者」という。)については、円滑に業務が履行できるよう、本業務の内容を理解し、各業務の遂行に必要となる知識などを有する者を配置すること。 ⑷ 業務量の増加等により、発注者から従事者の増員等の体制変更の要請があった場合は、発注者と協議の上、速やかに対応すること。 ⑸ 本契約の各業務を総合的に管理する者(以下「総合管理者」という。)を配置し、発注者の承認を得ること。 また、従事者の管理については、受注者が責任を持って行うこと。 ⑹ 本契約の履行に関する発注者との調整、協議等については、総合管理者が行うこと。 ただし、事前に発注者の承認を得た場合については、発注者が承認した従事者が行うこと。 ⑺ 本契約の各業務についてこれを統括する責任者(以下「業務責任者」という。)をそれぞれ配置し、発注者の承認を得ること。 業務責任者は、本業務を円滑に履行するため、総合管理者及び他の業務責任者と連絡調整を行うこと。 ⑻ 受注者が本業務を履行するために確保した作業場所については、「作業場所に関する届出」を提出すること。 また、総合管理者は、作業場所に立ち入る従事者等をチェックすることとし、発注者から、チェック内容等について報告を求められたときは速やかに対応すること。 ⑼ 本業務の実施に当たり、発注者が提供するデータ、資料等については、発注者が許可した場合を除き、以下のとおり取扱うこと。 ア 受注者はデータ保管責任者を選任し、発注者の承認を得ること。 イ 本業務以外での利用及び第三者への提供は行わないこと。 また、発注者の許可を得た場合を除き、複写及び複製並びに履行場所からの持ち出しについても行わないこと。 ウ 利用時以外は、施錠可能なボックスなどに入れ、施錠した上で保管すること。 エ 本業務の履行に当たり、中間生成物を作成した場合には、ＵＳＢメモリなどセキュリティが確保できる方法により記録すること。 オ 業務終了後は、発注者の許可を得て複写・複製したものを合わせて発注者に返却すること。 また、受注者が用意した電子媒体等にデータを格納した場合には、裁断による破棄、又はデータが復旧不能になる程度のデータ上書きによるデータ消去を行うこと。 ⑽ 発注者及び受注者のデータのやり取りに個人情報を含む場合は、データを暗号化するとともにパスワードを設定すること。 ⑾ 発注者との連絡に、電子媒体を利用する場合などについては、ウィルス対策ソフトの導入や最新セキュリティパッチの適用等のセキュリティ対策が図られているパソコンにより、セキュリティチェックを行った電子媒体を利用すること。 ⑿ 発注者から本業務の処理状況についての調査又は報告を求められたときは、速やかに応じること。 6⒀ 本業務の実施に当たり事故が発生した場合には、直ちに発注者に連絡するとともに、早急に事故復旧に向けた対応策を検討した上で、発注者と協議すること。 ７ 個人情報の保護に係る義務本業務の履行に当たっては、「個人情報の保護に関する法律」及び「広島市情報セキュリティポリシー」に基づき、次の事項を遵守するとともに、別記「個人情報取扱特記事項」に従い適正に取り扱うこと。 ⑴ 本業務の履行に当たり取り扱う情報については、第三者への漏洩を防止するため、必要な措置を講じること。 ⑵ 本業務の従事者は、契約の存続期間だけでなく契約の終了後及び解除後においても、契約の履行に際して知り得たことを第三者に漏らしてはならない。 ⑶ 受注者は、前号の義務の履行を担保するために、本業務の従業者から守秘義務の遵守に関する誓約書を徴し、発注者に提出すること。 ⑷ 受注者は、本業務の履行に関する守秘義務の遵守について、退職した者についても責任を負うこと。 ⑸ 受注者は、本業務の従事者に、別記「個人情報取扱特記事項」の内容を周知徹底させること。 ⑹ 受注者は、情報の保護及び管理を行う責任者を定め、情報の管理、情報漏洩の予防策の立案・実施及び従事者への守秘義務の遵守について研修を定期的に行うこと。 ８ 費用の負担等⑴ 本業務の履行に必要となる椅子、机、パーテーション、文房具等の事務用品、複写機等の事務機器、調査結果等データの作成やコールセンター業務等で利用する端末(モニタ、マウス等を含む。)については、受注者が用意すること。 ⑵ 業務の実施に当たって必要な経費(成果品等の受け渡し、納品等に際しての運搬に係る経費を含む。)は、調査票等の発(返)送に係る郵送代を除き、全て受注者の負担とする。 ９ 契約締結後に提出する書類提出書類は、次を標準とする。 なお、提出する書類の部数、その他詳細については、発注者と受注者が協議の上決定する。 ⑴ 受注者は、契約締結後、速やかに、次の書類を発注者に提出し、委託業務実施計画書については発注者の承認を得ること。 ア 委託業務実施計画書(別記様式１)イ 従業員名簿(総合管理者、業務責任者、データ保管責任者を明記すること。)ウ 業務実施場所及び入力専用機(データエントリーシステム)等レイアウト図エ その他発注者が指示する書類10 支払い請求方法⑴ 支払いは、前記３業務内容(1)～(6)を併せて行うものとする。 ⑵ 受注者は、それぞれの業務を実施後、委託業務実施報告書(別記様式２)により発注者に報告し、発注者の検査を受けた後に、請求を提出すること。 ⑶ 発注者は、受注者から上記⑵による請求を受けたときは、その日から起算して３０日以内に支払いを行うものとする。 ⑷ 上記 ⑴～⑶ に関して疑義が生じたとき、又は定めのない事項については、発注者と受注者が協議して7これを定めるものとする。 11 留意事項⑴ 本業務についての詳細な事項及び進め方については、発注者又は受注者のいずれかの要請により、その都度協議を行うものとする。 ⑵ 本仕様書に定める事項について疑義が生じた場合、又は本仕様書に定めのない事項については、発注者と受注者の間で協議の上、定めるものとする。 ⑶ 受注者は、発注者と協議を行った場合には、協議録を作成し、発注者へ提出し承認を得ること。 1別紙１業務内容 ひなん支援の調査に係る通知書印刷規格Ａ３(サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)紙質上質紙 ５５kg(できる限り古紙パルプ配合率が高いものを使用すること。)刷り色 フルカラー印刷方法 両面刷(１／１度刷り)予定数量 ３０，６００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は、封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定めるその他防災情報電話通知サービスの対象者については、発注者の指示に従い、設問項目を一部追加で印字すること(固定箇所)。 2別紙２業務内容 ひなん支援の調査に係る調査票印刷規格Ａ３(サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)紙質上質紙 ５５kg(できる限り古紙パルプ配合率が高いものを使用すること。)刷り色 フルカラー印刷方法 両面刷(１／１度刷り)予定数量 ３０，６００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は、封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定める。 その他⑴ 防災情報電話通知サービス登録希望調査の有無及び過去の調査における回答状況によって設問項目等の記載内容(様式)が異なる。 ⑵ 発注者は、「避難行動要支援者名簿データ」及び「外字ファイル」をＵＳＢメモリなどセキュリティが確保できる方法により受注者に提供する。 ⑶ 受注者は、発注者から提供された「避難行動要支援者名簿データ」をもとに、当該データの次の項目を所定の位置に印字(可変印字)すること。 ア 本人確認番号 イ 氏名 ウ フリガナ エ 該当要件オ 住所 カ 性別 キ 生年月日 ク 災害危険性ケ 緊急連絡先等 コ かかりつけ医療機関等サ「わたしのひなんシート」情報 シ 防災情報電話通知サービス登録内容ス わたしの情報 セ その他発注者が指示する情報※ 可変印字については、発注者が指定する色で印字すること。 ※ エについては、「避難行動要支援者名簿データ」の「要介護度」、「身体障害」、「精神障害等級」、「療育手帳程度」、「難病患者」、「その他」欄に記載がある場合にそれぞれ所定の位置に発注者の指示した文言を印字すること。 ※ クについては、「避難行動要支援者名簿データ」の「土砂災害」、「洪水」、「洪水浸水深」、「高潮」、「高潮浸水深」、「津波」、「津波浸水深」、「内水氾濫」、「内水氾濫浸水深」、「避難場所」及び「ハザード可変印字パターン」欄の記載状況に応じて発注者が指示したオーバーレイ、文言及びピクトグラムを印字すること。 ※ サについては、「避難行動要支援者名簿データ」の「調査票パターン」及び「ハザード可変印字パターン」欄の記載状況に応じて発注者が指示したオーバーレイを印字すること。 ※ ケ～セについては、発注者が指示する対象者のみに印字すること。 ⑷ 受注者は、印字箇所が空白・文字化けがないか等の確認を行うこと。 ⑸ 受注者は、発注者から提供された「外字ファイル」を利用し、外字を正しく印字するとともに、印字後にも、外字が正しく印字されているか等の確認を行うこと。 ⑹ 郵便局指定のカスタマーバーコードを所定の位置に印字すること。 3別紙３業務内容 ひなん支援の調査に係る調査票記入例印刷規格Ａ３(サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)紙質上質紙 ５５kg(できる限り古紙パルプ配合率が高いものを使用すること。)刷り色 フルカラー印刷方法 両面刷(１／１度刷り)予定数量 ３０，６００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は、封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定める。 その他防災情報電話通知サービス登録希望調査の有無、過去の調査における回答状況によって記載内容(様式)が異なる。 4別紙４業務内容 福祉避難所等のお知らせ印刷規格Ａ４(サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)紙質上質紙 ５５kg(できる限り古紙パルプ配合率が高いものを使用すること。)刷り色 フルカラー印刷方法 両面刷(１／１度刷り)予定数量 ３０，６００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は、封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定める。 その他5別紙５業務内容 災害への備えについて印刷規格Ａ３(サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)紙質上質紙 ５５kg(できる限り古紙パルプ配合率が高いものを使用すること。)刷り色 フルカラー印刷方法 両面刷(１／１度刷り)予定数量 ３０，６００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は、封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定める。 その他6別紙６業務内容 ひなん支援の調査に係る返信用封筒(調査票用)印刷規格縦２３５㍉×横１２０㍉(サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)紙質 色上質紙 やまぶき ９０kg刷り色 黒印刷方法 片面刷予定数量 ３０，６００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は、封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定める。 その他⑴ 郵便局が指定する仕様に基づくこと。 ⑵ 本封筒は、定形郵便物として発送できる受取人払い用の封筒とする。 ⑶ 発注者から提供のある「料金受取人払承認番号」及びバーコードを記載すること。 ⑷ 封筒フラップは、テープ付とする。 ⑸ テスト品を使用して郵便局で重量のチェックを受けること。 本封筒に調査票を同封した封書の重量を５０グラム以内とする。 ⑹ テスト品を使用して郵便局でバーコードが読取れることのチェックを受けること。 ⑺ 郵便局でのチェック不合格時には、合格するまで修正を行うこと。 7別紙７業務内容 ひなん支援の調査に係る窓付封筒印刷規格封筒の大きさ：縦１１０㍉×横２３５㍉窓の大きさ：別途協議して調整する。 窓の位置：別途協議して調整する。 (サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)紙質 セロ窓原紙刷り色 青印刷方法 両面刷(内刷りあり)予定数量 ３０，６００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は、封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定める。 その他⑴ 郵便局が指定する仕様に基づくこと。 ⑵ 本封筒は、定形郵便物として発送できる料金後納用の封筒とする。 ⑶ 封筒の窓は、発注者と協議の上、封入された通知書の宛名等が鮮明に見える位置及び大きさとすること。 ⑷ 発注者の指示に従い、回答期限や問合せ先等を封筒の所定の位置に印字すること。 ⑸ 封筒フラップの糊は、アラビア糊またはタック糊を使用すること。 ⑹ 郵便局でのチェック不合格時には、合格するまで修正を行うこと。 8別紙８業務内容 ひなん支援の調査に係る回答促進ハガキ印刷規格Ⅴ型圧着ハガキ(サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)刷り色 フルカラー印刷方法 両面刷(１／１度刷り)予定数量 １３，０００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ 発注者は、「ハガキ送付対象者リスト」をＵＳＢメモリなどセキュリティが確保できる方法により受注者に提供する。 ⑵ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑶ 成果品は、封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入又は発注者が指定する郵便局へ持ち込みすること。 その他⑴ 郵便局が指定する仕様に基づくこと。 ⑵ 本ハガキは、第二種郵便物(ハガキ)として発送できる料金後納用のものとする。 ⑶ 郵便局指定のカスタマーバーコードを所定の位置に印字すること。 ⑷ テスト品はハガキ圧着処理状況が分かるものを提出すること。 ⑸ テスト品を使用して郵便局で重量のチェックを受けること。 9別紙９業務内容 ひなん支援の調査に係る調査票の複製印刷規格 Ａ３紙質上質紙 ５５kg(できる限り古紙パルプ配合率が高いものを使用すること。)刷り色 黒印刷方法 両面刷(１／１度刷り)予定数量 １６，０００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 ⑶ 発注者が指定する位置に「保管用」と印字すること。 10別紙１０業務内容 ひなん支援の調査に係る返送用添書印刷規格Ａ４(サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。 )紙質上質紙 ５５kg(できる限り古紙パルプ配合率が高いものを使用すること。)刷り色 フルカラー印刷方法 両面刷(１／１度刷り)予定数量 １６，０００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 その他⑴ 返送のあった調査票の回答内容によって記載内容(様式)が異なる。 ⑵ 受注者は、発注者から提供された「返送者リスト」のうち発注者が指定する者について、返送用添書に発注者が指定する文言(可変印字)を印字すること。 ⑵ 郵便局指定のカスタマーバーコードを所定の位置に印字すること。 11別紙１１業務内容 ひなん支援の調査に係る返送用窓付封筒印刷規格封筒の大きさ：縦１１０㍉×横２３５㍉窓の大きさ：別途協議して調整する。 窓の位置：別途協議して調整する。 (サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)紙質 セロ窓原紙刷り色 緑印刷方法 両面刷(内刷りあり)予定数量 １６，０００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定める。 その他⑴ 郵便局が指定する仕様に基づくこと。 ⑵ 本封筒は、定形郵便物として発送できる料金後納用の封筒とする。 ⑶ 封筒の窓は、発注者と協議の上、封入された通知書の宛名等が鮮明に見える位置及び大きさとすること。 ⑷ 封筒フラップの糊は、アラビア糊またはタック糊を使用すること。 ⑸ 郵便局でのチェック不合格時には、合格するまで修正を行うこと。 12別紙１２業務内容 防災情報電話通知サービス利用終了ハガキ印刷規格V型圧着ハガキ(サンプルは、市役所１３階広島市危機管理室災害対策課で確認できます。)刷り色 黒(簡易書留の表示のみ赤色とすること)印刷方法 両面刷(１／１度刷り)予定数量 ７００枚(テスト品は含まない。)校正各２回(８月頃の発送時に２回、３月頃の発送時に２回それぞれ実施。)(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は、封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入又は発注者が指定する郵便局へ持ち込みすること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定める。 その他⑴ 受注者は、発注者から提供された「電話通知サービス利用終了ハガキ対象者名簿データ」をもとに、当該データを所定の位置に印字すること。 ⑵ 契約期間内に２回(８月頃及び３月頃)に分けて、校正及び発送を実施するものとする。 なお、各送付時の様式については、それぞれ調整を行うものとする(予定数量は２回分の合計を記載)。 ⑶ 郵便局が指定する仕様に基づくこと。 ⑷ 本ハガキは、第二種郵便物(ハガキ)として発送できる料金後納用のものとする。 ⑸ テスト品はハガキ圧着処理前及び圧着処理後それぞれを提出すること。 ⑹ テスト品を使用して郵便局で重量のチェックを受けること。 ⑺ 郵便局指定のカスタマーバーコードを所定の位置に印字すること。 13別紙１３業務内容 防災情報電話通知サービス調査結果通知書印刷規格Ａ４(サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)紙質上質紙 ５５ｇ(できる限り古紙パルプ配合率が高いものを使用すること。)刷り色 黒印刷方法 両面刷(１／１度刷り)予定数量 １，８００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 その他⑴ 受注者は、発注者から提供された「調査結果リスト」のうち発注者が指定する者について、返送用添書に発注者が指定する文言(可変印字)を印字すること。 ⑵ 発注者が別途指示する対象者については、発注者の指示に従い、項目を一部追加で印字すること(固定箇所)。 ⑶ 郵便局指定のカスタマーバーコードを所定の位置に印字すること。 14別紙１４業務内容 防災情報電話通知サービス調査結果に係る窓付封筒印刷規格封筒の大きさ：縦１１０㍉×横２３５㍉窓の大きさ：別途協議して調整する。 窓の位置：別途協議して調整する。 (サンプルは、市役所１３階危機管理室災害対策課で確認できます。)紙質 セロ窓原紙刷り色 青印刷方法 両面刷(内刷りあり)予定数量 １，８００枚(テスト品は含まない。)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は、封入・封かんを行う場所(受注者の事業所内)へ納入すること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定める。 その他⑴ 郵便局が指定する仕様に基づくこと。 ⑵ 本封筒は、定形郵便物として発送できる料金後納用の封筒とする。 ⑶ 封筒の窓は、発注者と協議の上、封入された通知書の宛名等が鮮明に見える位置及び大きさとすること。 ⑷ 発注者の指示に従い、問合せ先等を封筒の所定の位置に印字すること。 ⑸ 封筒フラップの糊は、アラビア糊またはタック糊を使用すること。 ⑹ 郵便局でのチェック不合格時には、合格するまで修正を行うこと。 15別紙１５業務内容 ひなん支援の調査に係る同意者分の調査票印刷規格 Ａ３又はＡ４紙質上質紙 ５５kg(できる限り古紙パルプ配合率が高いものを使用すること。)刷り色 黒印刷方法 両面刷(１／１度刷り)製本規格がＡ３の場合はＡ４仕上げ(片袖折り)規格がＡ４の場合は長編綴じ予定数量６９，０００枚(テスト品は含まない。)(Ａ４：２６，０００枚、Ａ３：４３，０００枚)校正 ２回(発注者の求めがあった場合は、受注者は校正回数増加に応じること。)納入期限及び納入場所⑴ テスト品は、広島市危機管理室災害対策課へ納入すること。 ⑵ 成果品は、各区地域起こし推進課へ納入すること。 ⑶ 納入期限は別途協議により定める。 その他⑴ 発注者が提供する「対象者リスト」に基づき、指定する箇所に仕分け番号を印字した同意者分の調査票のＰＤＦを印刷する。 ⑵ 成果品は、「対象者リスト」に基づき、小学校区や町内会単位などの仕分け梱包し、対象者リストの順番に並んだ成果品に、地域毎の区分けを合紙等で行い、各区地域起こし推進課に納入すること(納入場所等は別途指示)。 16別紙１６事務センター設置及び管理・運営業務１ 業務概要受注者は、返送された調査票(代筆した調査票含む。以下同じ)をもとに、調査結果等のデータを作成すること。 ⑴ 受注者は、広島市健康福祉局健康福祉企画課へ返送された返信用封筒を受け取り、受注者の事業所で開封し、内容を確認すること。 なお、次の場合は発注者に速やかに報告すること。 ア 本調査により送付した調査票以外の調査票が返送されていた場合イ 返信用封筒に調査票以外のものが同封されていた場合(書簡等)ウ 調査票に、質問、意見、要望、苦情等が記載され、発注者による対応が必要な場合エ 調査票の破損・汚れ等により、読み取りができず、回答データが作成できない場合オ その他発注者に報告する必要がある場合⑵ 受注者は、発注者の用意するシステム(サイボウズ(株)の提供する kintone を想定)を使用し、返送された調査票の回答内容のデータ及び宛先不明等の理由で郵便局から返送された封書の返送理由を付したデータ(以下「結果等データ」という。)を作成すること。 返送された調査票が複数枚ある場合は、発注者の指示を受けること。 宛先不明等の理由で郵便局から返送された封書は開封せず、返送されたことが分かるよう記録するものとする。 ⑶ 返送された調査票の受け渡し日は、発注者と受注者の間で協議の上定めるものとする。 ２ 入力予定件数入力予定件数は約２０,０００件(昨年度実績)だが、返送数により変動する可能性がある。 ３ 結果等データ作成⑴ 返送された調査票をＰＤＦファイル形式でデータ化(両面・カラー)し、管理番号を基本とするファイル名(詳細は発注者が指示する。)で保存すること。 ⑵ 上記⑴のデータ化を行う際に、調査票の表面と裏面が同一の対象者であることを確認すること⑶ 返送された調査票の受渡し日から７日以内に返送状況をシステムに入力すること。 ⑷ 返送された調査票を基にシステムに調査結果を入力する(入力項目は別紙１８のとおりだが、入力項目や入力方法等は検討中のため、変更する可能性がある。また、入力方法に関しては受注者が、発注者に提案を行う事も可能とする)。 入力にあたっては発注者の提供するマニュアルを基に入力を行うこと。 ⑸ 返送された調査票の記載内容に不備がある場合は、架電等で内容確認を行い、不備を解消すること。 不備が解消しない場合は別途発注者の指示により処理すること。 ⑹ 入力途中で不備が判明した場合等、上記⑴でスキャンした調査票に変更が生じた場合は再度スキャンし、最新の調査票をスキャンしたデータを納品物とすること。 17４ 業務スケジュール及び成果品等受注者は、次に定める期限までに、成果品等を納品・返却すること。 なお、下記の納入期限を変更する必要がある場合は、協議の上決定すること。 納品方法については別途協議により決定する。 ⑴ 第１回納入期限(中間報告)：令和８年９月３０日(水)９月１１日(金)までに受け渡した調査票のスキャンデータ及びシステムに入力したデータ⑵ 第２回納入期限(中間報告)：令和８年１０月３０日(金)１０月９日(金)までに受け渡した調査票のスキャンデータ及びシステムに入力したデータ⑶ 第３回納入期限(中間報告)：令和８年１１月２７日(金)１１月６日(金)までに受け渡した調査票のスキャンデータ及びシステムに入力したデータ⑷ 第４回納入期限(中間報告)：令和８年１２月２５日(金)１２月４日(金)までに受け渡した調査票のスキャンデータ及びシステムに入力したデータ⑸ 第５回納入期限(最終報告)：令和９年１月２９日(金)１月１５日(金)までに受け渡した調査票のスキャンデータ及びシステムに入力したデータ⑹ 追加納入期限：令和９年３月１９日(金)⑴～⑸で納品されたデータに不備・不足があったものの修正データや、追加で受け渡した調査票のスキャンデータ及びシステムに入力したデータ５ その他調査票のスキャンデータ及びシステムに入力したデータの内容等のチェック方法について、あらかじめ発注者の承認を得ること。 上記４で納品されたデータに不備・不足があった場合、受注者の責任において、迅速にデータの修正・納品を行うこと。 18別紙１７入力データ項目※下記項目は昨年度実績であり、実際の調査票の入力項目は別途協議により定める。 (調査票のサンプルは市役所３階健康福祉企画課で確認できます。)項目名 入力方法対応状況 プルダウン受領日 日付納品日 日付回答者 チェックボックス代理人氏名 文字列質問１ チェックボックス質問２ チェックボックス質問３ チェックボックス質問４本人連絡先１ 文字列質問４本人連絡先２ 文字列質問４(１)緊急連絡先 氏名 文字列質問４(１)緊急連絡先 電話番号 文字列質問４(１)緊急連絡先 関係 文字列質問４(１)緊急連絡先 住所 文字列質問４(１)緊急連絡先 電話番号２ 文字列質問４(２)緊急連絡先 氏名 文字列質問４(２)緊急連絡先 電話番号 文字列質問４(２)緊急連絡先 関係 文字列質問４(２)緊急連絡先 住所 文字列質問４(２)緊急連絡先 電話番号２ 文字列質問５ かかりつけ医療機関 施設名 文字列質問５ かかりつけ医療機関 担当 文字列質問５ かかりつけ医療機関 電話番号 文字列質問５ かかりつけ医療機関 電話番号２ 文字列質問５ 訪問看護ステーション 施設名 文字列質問５ 訪問看護ステーション 担当 文字列質問５ 訪問看護ステーション 電話番号 文字列質問５ 訪問看護ステーション 電話番号２ 文字列質問５ ケアマネージャー等 施設名 文字列質問５ ケアマネージャー等 担当 文字列質問５ ケアマネージャー等 電話番号 文字列質問５ ケアマネージャー等 電話番号２ 文字列ひなん先１－１～１－４ プルダウンひなん先１－１～１－４ 詳細 文字列19ひなん先１－１～１－４ 自宅の階数 文字列ひなん先１－１～１－４ 住所 文字列ひなん先１－１～１－４ 連絡先 文字列ひなん先２－１～２－４ プルダウンひなん先２－１～２－４ 詳細 文字列ひなん先２－１～２－４自宅の階数 文字列ひなん先２－１～２－４住所 文字列ひなん先２－１～２－４連絡先 文字列家を出るまでの準備 チェックボックス家を出るまでの準備詳細 文字列移動方法１ チェックボックス移動その他詳細１ 文字列移動時間１ 文字列避難時間１ 文字列移動方法２ チェックボックス移動その他詳細２ 文字列移動時間２ 文字列避難時間２ 文字列避難シートを作成しない理由 チェックボックス作成しない理由詳細 文字列防災情報電話通知サービス登録内容 プルダウン防災情報電話通知サービス登録希望の有無 チェックボックス防災情報電話通知サービスのお知らせ先 チェックボックス支援者氏名 文字列支援者氏名フリガナ 文字列登録電話番号 文字列登録小学校区 文字列防災情報電話通知サービス修正項目 チェックボックス通電確認結果 プルダウンその他詳細 文字列個人情報提供の同意 チェックボックス住所(変更がある場合) 文字列同居している人 チェックボックス同居人の名前(同居人有の場) 文字列町内会・自治会の加入の有無 チェックボックス交流のある人１ 文字列関係１ 文字列交流のある人２ 文字列関係２ 文字列20住まいの状況(構造) チェックボックス住まいの状況(形態) チェックボックス自宅建物階数 文字列居住階 文字列住まいの状況(築年数等) 文字列ひなんする時に困ること１ チェックボックスひなんする時に困ること１詳細 文字列ひなんする時に困ること２ チェックボックスひなんする時に困ること２詳細 文字列ひなんする時に困ること３ チェックボックスひなんする時に困ること３詳細 文字列身体の状況 チェックボックス身体の状況(その他) 文字列不備 チェックボックス不備理由 文字列調査票の重複 日付21別紙１８コールセンター設置及び管理・運営業務１ 業務概要ひなん支援の調査及び防災情報電話通知サービス登録希望調査に係る電話での問合せへの対応及び調査票未返送者への勧奨等を行うコールセンターを設置する。 契約締結後に発注者が提供するマニュアルに基づきコールセンター業務を行い、これらの情報により解決できない時は、各調査の担当部署から折り返しの連絡ができるよう、連絡先等を聞き取りの上、報告すること。 受注者は、発注者の用意するシステム(サイボウズ(株)の提供するkintoneを想定)を使用し、対応状況を当日中に入力すること。 ２ 開設時間８時３０分から１７時１５分まで(土日祝日を除く)３ 要員体制⑴ 業務責任者コールセンターの運営に当たっては、コールセンター業務を統括する責任者(以下「コールセンター責任者」)を配置すること。 コールセンター責任者は、コールセンターの品質確保に向け必要な措置を講じるとともに、業務を円滑に進めるため、総合管理者との連絡調整を行うこと。 ⑵ オペレーターア 問合せに対し、マニュアル等を基に迅速かつ的確な対応が行えること。 イ 業務を行うために必要とされる能力(基本的な業務知識及び技能、基本的な電話応対スキル、応対フローの理解等)を有すること。 ⑶ 人員確保等ア 業務に必要な人員を確保すること。 イ 欠員により業務に支障が生じないよう代替要員を確保すること。 ウ オペレーター等に対し、研修等を実施し､業務実施前に必要な次の事項を習得させておくこと。 ・事業概要及び主な応対内容等の基本的な知識・利用する機器の操作方法及び適切な応対方法４ 業務内容⑴ 問合せ対応ア コールセンター宛ての電話による問合せを受け付け、マニュアルを用いて対応を行うこと。 イ 電話での応答の際は、「広島市避難支援・対策調査コールセンター(仮称)」、であることを告げること。 ウ 対象者に代筆が可能であることを告げ、対象者が代筆を希望した場合は、本人確認を行った上でコールセンターの代筆により回答を受け付けること。 エ 本人確認は、原則、氏名及び本人確認番号(詳細は発注者が指示する。)で行うこととし、本人確認番号を確認できない場合は、氏名及び住所、生年月日で行う。 氏名及び住所、生年月日を確認した上で、対象者を特定できないは、折り返し電話することを告げて、連絡先を聞き取り、発注者の指示を仰いだ上で対応すること。 オ マニュアルや資料等を用いても対応困難な案件については、推測で回答はせずに、折り返し電話22することを告げて、連絡先、質問内容等を聞き取り、発注者に判断を仰いだ上で対応すること。 ⑵ 回答内容の確認ア 返送された調査票に不備のある者に対して、架電等により連絡を行い、回答内容の確認及び補記を行い、別紙１５の事務センター業務の補助を行う(昨年度実績は約１,５００人)。 イ 発注者から別途指示があった者に対しては架電しないこと。 ウ 架電は次のとおり行うこと。 (下記⑷も同様)㋐ 架電１回当たり、呼び出しコール数は５コール以上とする。 ㋑ 不在の場合は、翌日以降に架電する時間帯や架電する連絡先を変更するなどし、架電を３回以上(初回含め４回以上)行う。 また、留守電への通知は別途発注者の指示に従い対応すること。 エ 架電しても連絡がつかない等の理由で、不備が解消しない場合は、別途受注者の指示に従い処理する。 オ 架電した連絡先が使用されていない場合や対象者以外の者の連絡先であった場合は、別途発注者の指示に従い記録する。 ⑶ 防災情報電話通知サービスの開通確認ア 防災情報電話通知サービスの利用希望者に対し、架電し開通確認を行う(昨年度実績は１，５００人)。 イ 発注者から別途指示があった者に対しては架電しないこと。 ウ 架電しても連絡がつかない等の理由で、開通確認ができない場合は、書類を郵送する等、別途受注者の指示に従い処理する。 ⑷ 回答勧奨業務ア 調査の返送がない者(不着返送分も含む)に対してコールセンターから電話による回答の勧奨を行う(昨年度実績は約７，０００人)。 イ 発注者から別途指示があった者に対しては架電しないこと。 ウ 対象者に代筆が可能であることを告げ、対象者が代筆を希望した場合は、コールセンターの代筆により回答を受け付けること。 エ 調査票の再送付等の依頼を受け付けた場合は、調査票を再送付すること。 オ 架電した連絡先が使用されていない場合や対象者以外の者の連絡先であった場合は、別途発注者の指示に従い記録する。 ⑸ 要員配置計画書の提出ア 翌月の配置計画を翌月１日の５日前(土日祝日を含まない。)までに発注者へ提出し、承認を得ること。 イ 配置計画により想定した入電件数を大幅に上回るなど、市民サービスの低下が想定される場合には、速やかに配置計画の見直しを行い、発注者の承認を得ること。 また、発注者が市民サービスの低下が見込まれると判断し、オペレーターの増員等を要請した場合は、直ちに、配置計画を見直すとともに人員を確保すること。 ウ 配置計画により想定した入電件数を大幅に下回る場合など、発注者が、配置人員に余剰があると判断した場合には、受注者は発注者と協議の上、配置計画の見直しなど必要な措置を講じること。 ⑹ 報告業務ア 月次報告受注者は、毎月１０日までに、前月の応答件数を報告すること。 ただし、１０日が広島市役所閉庁日の場合は、その後の最初の開庁日とする。 イ その他23災害等により、やむを得ずコールセンターの運営を中断せざるを得ない状況が発生した場合には、直ちに発注者に報告すること。 ５ 設備要件コールセンターは、次の要件を満たすこと。 ⑴ 業務場所ア 部外者の不正な侵入等を防止するため、カードシステム認証等により、出退勤管理ができること。 イ 外部からの騒音、室内の反響音及び互いのオペレーターの声が反響して応対業務の妨げにならないよう、防音に配慮した設備環境であること。 ウ 応対用の機器等に見合った電源を確保すること。 エ 業務を行うために十分な設備、事務機器等を備えていること。 オ コールセンターの運営時間中は、オペレーターの職場環境に配慮すること。 ⑵ 災害等への対策ア コールセンターの運営時間中は、法定点検等の定期的なメンテナンスによる計画停電等の影響を受けることなく運営が継続できること。 イ 落雷等による突発的な停電時においても、業務に支障をきたすことなく運営が行えるような設備を用意すること。 ウ 通信回線は冗長化し、災害等における通信障害を退避するための必要な措置を講じること。 エ 応対業務に必要となるデータを管理するサーバ等は、災害等による影響を回避できるための信頼性及び保守性を有すること。 オ 災害や障害等により、システムの機能が中断した場合においても、速やかに復旧できるよう、適時、データのバックアップを行うなどの体制を整えること。 ⑶ 情報機器等ア オペレーターの応対に必要となる数量の電話機(音声録音機能は不要)を用意すること。 イ 着信した電話がオペレーターに対して均等に分配されるなど、効率的な対応が行えること。 ウ オペレーターの数以上の着信が生じた場合には、混雑アナウンスなどを流すとともに、音声ガイダンスにより通話を保留し、オペレーターが空いた順に着信させる機能を有すること。 エ 運営時間外には、あらかじめ録音した受付時間外である旨を案内する専用の音声アナウンスが行える機能を有すること。 オ オペレーターが休憩等で離席する際には、当該電話機に着信させない機能を有すること。 ６ その他⑴ コールセンターへのコール通話はフリーダイヤル対応とする。 ⑵ コールセンター運営業務に関する全ての費用は、受注者の負担とする。 ⑶ 本仕様書に疑義が生じた場合、又は定めのない事項については、発注者と受注者協議の上決定する。 ⑷ コールセンターで使用するフリーダイヤルは受注者が取得する。 ⑸ コールセンターは、本仕様書に定める業務のみに使用し、他の用途に使用しないこと。